5 dicas para tornar a sua imobiliária mais produtiva

A busca por eficiência e produtividade se tornou uma necessidade imperativa para garantir o sucesso e a sustentabilidade dos negócios no mercado imobiliário. Cada vez mais, as empresas do ramo precisam não apenas fechar transações, mas também tornar todo o processo mais ágil e preciso, para garantir a consolidação de uma imobiliária mais produtiva.

A produtividade não é um conceito abstrato, e sim uma base importante para sustentar a cultura organizacional moderna. Quando sua imobiliária opera de forma eficiente, ela reduz custos, otimiza processos, melhora sua capacidade de atendimento, fecha mais negócios e consegue se adaptar às mudanças do mercado mais rapidamente.

As imobiliárias que adotam práticas e ferramentas avançadas para se tornarem mais produtivas, portanto, não apenas se mantêm no mercado por mais tempo, mas se tornam ainda mais prósperas.

Confira em nosso artigo 5 dicas para tornar a sua imobiliária mais produtiva.

1) Aprenda métodos ágeis

Originalmente utilizados na área de desenvolvimento de software, os métodos ágeis têm sido adotados por organizações de diversos setores, incluindo do mercado imobiliário, devido à sua capacidade de promover eficiência, colaboração e adaptação rápida às mudanças.

Essas técnicas podem auxiliar em várias frentes da organização, tornando os processos internos mais dinâmicos, eficazes e produtivos. Alguns modelos amplamente conhecidos são:

Scrum

O Scrum é um dos métodos ágeis mais populares e pode ser adaptado para gerenciar projetos imobiliários de forma eficaz.

A imobiliária pode estruturar suas equipes em “sprints” (iterações de curto prazo) para lidar com tarefas específicas, como captação de novos clientes, promoção de imóveis ou fechamento de transações. Cada tarefa terá prazos específicos para a entrega, que deve ser executada em etapas bem documentadas.

As reuniões diárias de acompanhamento (stand-ups) ajudam a garantir transparência, comunicação eficaz e ajustes rápidos de curso conforme necessário.

Desta forma, seu empreendimento ganha tempo com alinhamentos e resolução de possíveis crises com mais assertividade, além de garantir que a equipe tenha direcionamentos específicos na hora de lidar com as demandas.

Kanban

O Kanban é útil para gerenciar fluxos de trabalho e visualizar o status de diferentes atividades. Uma imobiliária pode usar um quadro Kanban físico ou digital para monitorar o progresso de tarefas, como prospecção de clientes, visitas a imóveis e processamento de documentação.

Além do uso de quadros para visualização das tarefas, o Kanban enfatiza o entendimento do trabalho em desenvolvimento (WIP, do inglês “Work In Progress”), o que ajuda a evitar sobrecargas e a identificar rapidamente onde os processos estão enfrentando dificuldades

Na prática, uma imobiliária pode segmentar suas tarefas em colunas como “tarefas pendentes”, “em andamento” e “concluído”, facilitando a identificação de gargalos e permitindo ajustes ágeis no planejamento.

Desta forma, a implementação do Kanban permite uma boa distribuição de tarefas e maior produtividade por parte de toda a equipe.

Lean

O método Lean enfatiza a experimentação rápida e a validação de ideias por meio de iterações curtas. Ele serve para tornar um processo de trabalho mais ágil e enxuto, eliminando etapas que não são necessárias e que diminuem a produtividade da equipe.

Como ele é um método que surgiu da área industrial, o Lean acaba focando bem mais em recursos e como utilizá-los da melhor forma. Ele se torna uma opção bem interessante para os profissionais de gestão, que podem entender os recursos que possuem e como torná-los mais eficazes dentro da estrutura da organização.

O Lean também incentiva a adaptação com base em feedbacks. Esse tipo de estratégia pode ser bem interessante na hora de testar novas estratégias de marketing imobiliário ou para otimizar processos de atendimento ao cliente, permitindo ajustes contínuos a fim de atender às demandas do mercado de forma mais ágil e eficaz.

Design Thinking

Esse método possui uma abordagem centrada no usuário que pode ser valiosa para entender as necessidades dos clientes e desenvolver soluções inovadoras. O processo de implementação do Design Thinking compreende as seguintes etapas:

– Imersão / Empatia: foco em compreender os usuários e suas necessidades, sendo necessária a realização de entrevistas e observações e análise de dados;

– Definição: após coletar informações sobre os usuários, o próximo passo é definir claramente o problema a ser resolvido ou a oportunidade a ser explorada;

– Ideação: fase em que se criam ideias para solucionar o problema identificado. Equipes multidisciplinares podem participar de sessões de brainstorming para propor diferentes abordagens;

– Prototipagem: o experimento sai do campo das ideias e é transformado em protótipos tangíveis ou simulações que podem ser testadas pelos usuários;

– Teste: os protótipos são testados com usuários reais para coletar feedbacks a fim de aperfeiçoar o produto;

– Implementação: após a validação e refinamento da solução com base nos testes, a implementação é iniciada;

Uma imobiliária pode aplicar o Design Thinking para projetar experiências imobiliárias envolventes para seus clientes, principalmente em seus canais digitais.

2) Integre tecnologias aos seus processos

A adoção de sistemas de gestão é um processo básico, mas que deve ser a prioridade de qualquer dono de imobiliária. Ter um ERP é extremamente importante, basicamente uma ação crucial para o bom funcionamento do empreendimento.

Esses sistemas oferecem uma visão abrangente de clientes, imóveis disponíveis, transações e métricas de desempenho em um só lugar. Essa unificação facilita a comunicação entre setores, tornando o trabalho mais ágil e intuitivo.

Além do ERP, outras ferramentas podem ser de grande ajuda para aumentar a eficiência da imobiliária. Um sistema CRM, por exemplo, permite acompanhar e gerenciar todos os contatos de clientes, histórico de comunicações, preferências e interações passadas.

Com um sistema integrado e completo, sua imobiliária pode gerar relatórios automatizados sobre o desempenho das vendas, comportamento do cliente e tendências de mercado. Essas informações são valiosas para tomar decisões estratégicas e fazer ajustes nas ações de vendas e marketing.

3) Automatize processos

Utilizar ferramentas de automação pode transformar tarefas administrativas demoradas em processos rápidos e eficazes.

Pequenas ações do dia a dia podem ser otimizadas, a fim de evitar que trabalhos manuais desnecessários sejam feitos, levando o colaborador a gastar tempo em algo que seria resolvido facilmente com a ajuda de uma tecnologia.

Por exemplo, um documento que antes precisava passar por diversos setores, agora pode ser otimizado por meio de assinatura online e reconhecida com criptografia, tornando todos os aceites ainda mais rápidos.

Buscar alternativas que facilitem o dia a dia da organização pode tornar a sua rotina ainda mais produtiva, evitar retrabalhos necessários e garantir que sua equipe foque no que realmente importa.

4) Capacite a sua equipe

Renovar processos e ferramentas é algo importante, mas treinar a sua equipe também é.

Oferecer treinamentos regulares para a equipe sobre o uso eficaz das ferramentas tecnológicas disponíveis é uma ação necessária para garantir o sucesso da implementação de novos sistemas.

Uma equipe bem treinada não só entenderá como utilizar as tecnologias, mas também será capaz de extrair o maior benefício delas.

Busque fomentar um ambiente que incentive a aprendizagem contínua. Os corretores devem se sentir à vontade para explorar e experimentar as ferramentas, com suporte disponível sempre que necessário.

Investir na capacitação da sua equipe não só aumenta a eficiência operacional da imobiliária, mas também contribui para o engajamento e a motivação dos colaboradores, resultando em mais produtividade.

5) Crie uma cultura de melhoria contínua

Ao implementar todas as etapas acima, é importante que a sua imobiliária não deixe de buscar novas ações inovadoras. Algumas empresas param de acompanhar as inovações do mercado por entenderem que já implementaram tudo o que era necessário, o que acaba sendo um erro.

Portanto, crie uma cultura organizacional que foque na melhoria contínua de processos, ferramentas e dinâmicas.

Essa abordagem não se limita apenas a implementar mudanças pontuais, mas sim a promover uma mentalidade de aprendizado constante e adaptação contínua em todos os níveis da organização.

Para tanto, os líderes desempenham um papel importante na promoção de uma cultura de melhoria contínua. Eles devem apoiar ativamente iniciativas de mudança e inovação, servindo como mentores para os novos membros da equipe.

Líderes engajados estão abertos ao feedback, demonstram disposição para aprender e crescer, e incentivam uma mentalidade de melhoria constante em toda a organização.

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